Näin käsittelemme tietojasi

Kuka vastaa tiedoistasi

Maidu Rasva ja Mirette Juurikas, Viro, info@workingtheseasons.com. Pyöritämme Working the Seasonsia yhdessä ja päätämme yhdessä, miten tietojasi käytetään; tietosuojalainsäädännön termein olemme yhteisrekisterinpitäjiä. Voit kirjoittaa kummalle tahansa meistä. Ehdokkaille vastaa yleensä Mirette, työnantajille Maidu. Kun yrityksemme on rekisteröity, tämän kappaleen tilalle tulevat sen nimi, rekisterinumero ja osoite.

Mitä tietoja saamme

Vain sen, minkä itse lähetät. Kun painat lomakkeen Lähetä-painiketta, kirjoittamasi tiedot kulkevat salattua yhteyttä pitkin sivustomme palvelimelle, joka toimii Cloudflarella ja muuttaa ne sähköpostiksi postilaatikkoomme. Cloudflare ei säilytä itse viestiä, vaan ainoastaan noin kuukauden ajan merkinnän sen toimittamisesta: ajankohdan, aiherivin (jossa näkyy antamasi nimi) ja tiedon siitä, että viesti meni perille. Jos lähetät meille sähköpostia suoraan, viestiä käsittelee oma sähköpostipalvelusi, kunnes se tulee meille.

Työnhakijoilta: nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi, millaista työtä etsit, milloin voit aloittaa, mitä kerrot itsestäsi sekä CV:si, jos liität sen. Jos keskustelemme sen jälkeen, myös muistiinpanomme keskustelusta.

Työnantajilta: yritys, nimesi, työsähköpostisi ja -puhelinnumerosi sekä se, mitä kerrot haettavista tehtävistä.

Kaikilta, jotka kirjoittavat meille yhteydenottosivun kautta: nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi ja viesti.

Pyydämme, ettet lähetä meille henkilötunnustasi, kopioita henkilöllisyysasiakirjoista tai pankkitietojasi etkä mitään tietoja terveydestäsi, perhesuunnitelmistasi, uskonnostasi, ammattiliiton jäsenyydestäsi tai poliittisista näkemyksistäsi. Emme tarvitse niitä, ja jos CV:ssä on niitä, emme käytä niitä. Valokuva CV:ssä on oma valintasi; emme pyydä sitä.

Tämä sivusto

Sivusto toimii Cloudflare, Inc.:n (Yhdysvallat) palvelimilla, ja Cloudflare hallinnoi myös verkkotunnustamme. Kuten mikä tahansa verkkopalvelin, Cloudflare kirjaa jokaisen pyynnön: IP-osoitteesi, sivun, ajankohdan ja selaimesi tyypin. Emme lue näitä lokeja.

Cloudflare säilyttää lokeja lyhyen aikaa omien sääntöjensä mukaisesti, jotta sivusto toimii ja pysyy turvallisena; tämä on oikeutettu etumme. Cloudflare voi käsitellä lokeja Yhdysvalloissa; se on sertifioitu EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen mukaisesti ja käsittelee tietoja puolestamme oman tietojenkäsittelyliitteensä mukaisesti.

Kaikki, mitä sivu lataa (fontit, kuvat, video), tulee sivustolta itseltään; mihinkään muuhun yritykseen ei oteta yhteyttä. Sivusto ei käytä evästeitä eikä tallenna laitteellesi mitään.

Mihin tietoja käytämme ja millä oikeus­perusteella

• Vastataksemme viestiisi. Oikeusperuste: oikeutettu etumme vastata meihin yhteyttä ottaville (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) tai tarvittaessa seuraavassa kohdassa mainittu peruste.
• Löytääksemme sinulle työtä: arvioidaksemme kokemustasi, keskustellaksemme kanssasi ja esitelläksemme sinut työnantajalle tehtävään, josta olemme kanssasi sopineet. Oikeusperuste: tämä on pyytämäsi työnvälityspalvelu (6 artiklan 1 kohdan b alakohta, pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä toteutettavat toimenpiteet).
• Pitääksemme sinut mielessä myöhempiä avoimia paikkoja varten, jos rastitat ruudun tai pyydät sitä meiltä. Oikeusperuste: suostumuksesi (6 artiklan 1 kohdan a alakohta). Voit peruuttaa sen milloin tahansa.
• Tehdäksemme yhteistyötä työnantajien kanssa: vastataksemme tiedusteluihin, sopiaksemme ehdoista, esitelläksemme ehdokkaita ja laskuttaaksemme. Oikeusperuste: oikeutettu etumme harjoittaa rekrytointipalvelua ja asioida meihin yhteyttä ottavien yritysten kanssa (6 artiklan 1 kohdan f alakohta) sekä sopimus työnantajan kanssa silloin, kun olet itse sopimuksen osapuoli (6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
• Pitääksemme sivuston toiminnassa ja turvallisena (edellä mainitut palvelinlokit). Oikeusperuste: oikeutettu etumme ylläpitää toimivaa ja turvallista verkkosivustoa (6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
• Hoitaaksemme kirjanpidon. Kun olemme laskuttaneet, Viron kirjanpitolaki velvoittaa meidät säilyttämään laskut ja niiden tositteet seitsemän vuotta (6 artiklan 1 kohdan c alakohta; kirjanpitolain 12 §).
• Käsitelläksemme mahdollisen valituksen tai oikeusvaateen. Oikeusperuste: oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Emme koskaan käytä tietojasi mainontaan emmekä koskaan myy niitä.

Jos otimme sinuun yhteyttä ensin

Työnantajat: kirjoitamme joskus hotelleille ja ravintoloille, joiden kanssa emme ole aiemmin olleet tekemisissä. Poimimme yhteyshenkilön nimen ja työsähköpostiosoitteen yrityksen omilta verkkosivuilta tai LinkedInistä ja käytämme niitä vain palvelumme esittelyyn. Oikeusperuste: oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Jos et halua meidän ottavan yhteyttä, vastaa ja kerro se, niin poistamme tietosi.

Suosittelijat: jos ehdokas ilmoittaa sinut suosittelijakseen, säilytämme nimesi, yhteystietosi ja sen, mitä kerrot meille, ainoastaan kyseisen ehdokkaan kokemuksen tarkistamista varten. Saimme tietosi ehdokkaalta. Oikeusperuste: oikeutettu etumme tarkistaa ehdokkaan kokemus (6 artiklan 1 kohdan f alakohta); voit vastustaa käsittelyä alla kuvatulla tavalla. Poistamme tietosi samalla, kun poistamme ehdokkaan tiedot.

Kuka muu näkee tietosi

• Google: postilaatikkomme on Gmail-tili, joten Google säilyttää sähköpostimme omien ehtojensa mukaisesti. Ennen kuin otamme ehdokkaita palvelumme piiriin, siirrymme omaan verkkotunnukseemme perustuvaan yrityssähköpostiin, jota koskee tietojenkäsittelysopimus; kerromme tällä sivulla, kun siirto on tehty.
• Cloudflare: ylläpitää tätä sivustoa, välittää lomakkeiden viestit postilaatikkoomme ja säilyttää edellä kuvatut palvelinlokit ja toimitusmerkinnän.
• Työnantaja: ehdokkaan tiedot menevät työnantajalle vain tiettyä työpaikkaa varten ja vasta, kun ehdokas on suostunut siihen, että hänet esitellään kyseiseen tehtävään. Siitä eteenpäin työnantaja käsittelee tietoja omien sääntöjensä ja oman tietosuojaselosteensa mukaisesti; suomalaiseen työnantajaan sovelletaan Suomen lakia.
• Ei kukaan muu. Ei mainostajia, ei tietokauppiaita eikä muita rekrytointiyrityksiä. Luovuttaisimme tietoja viranomaiselle vain, jos laki siihen velvoittaisi.

Missä tietojasi säilytetään

Google ja Cloudflare ovat yhdysvaltalaisia yrityksiä ja voivat käsitellä tietoja Yhdysvalloissa. Molemmat on sertifioitu EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen mukaisesti, jonka Euroopan komissio on todennut takaavan riittävän tietosuojan tason (tietosuoja-asetuksen 45 artikla). Sertifioitujen yritysten luettelo löytyy osoitteesta dataprivacyframework.gov.

Kuinka kauan säilytämme tietoja

• Viesti, joka ei johda mihinkään: poistetaan kolmen kuukauden kuluttua viimeisestä yhteydenpidostamme.
• Ehdokas, jonka olemme esitelleet työnantajalle: kuusi kuukautta kyseisen rekrytoinnin päättymisestä, jotta voimme vastata sitä koskeviin kysymyksiin. Jos sinut palkataan, säilytämme lisäksi nimesi, työnantajan ja aloituspäivän laskumme yhteydessä seitsemän vuotta, koska kirjanpitolaki sitä edellyttää. CV:täsi ei säilytetä tätä varten.
• Ehdokas ehdokasrekisterissämme: kaksitoista kuukautta suostumuksestasi. Ennen määräajan päättymistä kysymme, haluatko pysyä rekisterissä. Jos et vastaa, poistamme tietosi.
• Työnantajien yhteystiedot: yhteistyön ajan ja kolme vuotta viimeisestä yhteydenpidosta, mikä on saatavien vanhentumisaika Virossa. Laskut: seitsemän vuotta.
• Palvelinlokit: Cloudflare säilyttää niitä lyhyen aikaa omien sääntöjensä mukaisesti.

Kun määräaika päättyy, poistamme sähköpostin ja kaikki sen kopiot. Jos pyydät meitä poistamaan jotain aiemmin, teemme niin, ellei laki velvoita meitä säilyttämään sitä, kuten laskujen kohdalla.

Oikeutesi

Voit pyytää meitä sähköpostitse:

• kertomaan, mitä tietoja meillä on sinusta, ja antamaan niistä kopion (tarkastusoikeus);
• korjaamaan virheelliset tiedot (oikaisuoikeus);
• poistamaan tietosi (poisto-oikeus);
• lopettamaan tietojen käytön siksi aikaa, kun asiaa selvitetään (käsittelyn rajoittaminen);
• antamaan sinulle meille lähettämäsi tiedot yleisesti käytetyssä tiedostomuodossa tai lähettämään ne jollekulle toiselle (siirto-oikeus).

Vastaamme yleensä kuukauden kuluessa. Voimme ensin pyytää sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi.

Oikeutesi vastustaa käsittelyä

Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuumme (ks. edellä), voit milloin tahansa vastustaa sitä erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Lopetamme silloin käsittelyn, ellemme pysty osoittamaan, että siihen on huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai että käsittely on tarpeen oikeusvaateen vuoksi. Voit ilmoittaa vastustavasi käsittelyä sähköpostitse.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos olet suostunut pysymään ehdokasrekisterissämme, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa yhden rivin sähköpostilla. Poistamme silloin tietosi rekisteristä. Peruuttaminen ei vaikuta siihen, mitä teimme suostumuksesi ollessa voimassa.

Valitukset

Jos katsot, että olemme käsitelleet tietojasi väärin, kerro siitä ensin meille, niin yritämme korjata asian. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Virossa se on tietosuojavirasto (Andmekaitse Inspektsioon, aki.ee, info@aki.ee), Suomessa tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi), tai voit kääntyä asuin- tai työskentelymaasi viranomaisen puoleen.

Onko sinun pakko antaa meille tietoja?

Ei ole. Mikään ei ole pakollista, eikä mikään laki tai sopimus velvoita sinua siihen. Ilman yhteystietojasi emme kuitenkaan voi vastata sinulle emmekä ilman työhistoriaasi esitellä sinua työnantajalle.

Automaattinen päätöksenteko

Emme käytä sitä. Maidu tai Mirette lukee jokaisen viestin ja tekee jokaisen ehdokasta koskevan päätöksen henkilökohtaisesti. Emme profiloi sinua.

Muutokset

Kun jokin muuttuu, päivitämme tämän sivun ja sen alussa olevan päivämäärän. Näin tapahtuu esimerkiksi, kun yrityksemme rekisteröidään, sähköpostimme siirtyy tai siirrymme käyttämään lomakepalvelua.